Ratgeber
E-Mail-Anbieter wechseln, ohne Nachrichten zu verlieren
Der heikle Moment bei einem Hosterwechsel ist nicht das Kopieren der E-Mails, sondern der Übergang: Für einige Stunden kann Post sowohl beim alten als auch beim neuen Server ankommen. So gelingt der Wechsel, ohne dass etwas verloren geht.
1. Das neue Postfach vorbereiten
Legen Sie beim neuen Hoster dieselben Postfächer mit denselben Adressen an wie beim alten. Die Domain muss noch nicht dorthin zeigen: Wir kopieren die Post, indem wir uns direkt mit dem Server verbinden.
Notieren Sie für jedes Postfach das alte und das neue Passwort. Nutzen Sie Gmail, Yahoo oder iCloud, halten Sie ein App-Passwort bereit.
Wählen Sie in Schritt 2 Gleiche Adresse, neuer Hoster oder Server und den neuen Anbieter: Wir verwenden den Servernamen des neuen Hosters (nicht mail.ihredomain, das noch auf den alten zeigt), und auch nach der DNS-Umstellung liest die Aktualisierung weiter vom alten Server.
2. Die Hauptkopie vor der DNS-Änderung
Starten Sie den Umzug, solange die Domain noch auf den alten Hoster zeigt. Die Hauptkopie überträgt den Großteil der Post, auch Dutzende GB, während Sie und Ihr Team ganz normal weiterarbeiten.
Im alten Postfach wird nichts gelöscht: Geht etwas schief, ist das Original noch da.
3. Die MX-Einträge umstellen
Ist die Hauptkopie abgeschlossen, ändern Sie die MX-Einträge der Domain so, dass sie auf den neuen Anbieter zeigen. Ab jetzt kommt neue Post auf dem neuen Server an.
Die DNS-Änderung kann zwischen wenigen Minuten und 48 Stunden brauchen, bis sie überall angekommen ist: In diesem Zeitraum können noch einzelne E-Mails auf dem alten Server landen. Das ist normal – und genau dafür gibt es den nächsten Schritt.
4. Den abschließenden Abgleich starten
Nach der MX-Umstellung (am besten einige Stunden warten) klicken Sie auf der Seite Ihres Umzugs auf Aktualisieren: Wir kopieren nur die E-Mails, die in der Zwischenzeit im alten Postfach eingegangen sind. Was schon vorhanden ist, wird übersprungen, also keine Duplikate.
Der Abgleich ist im Preis enthalten, und Sie können ihn wiederholen, bis die Zugangsdaten gelöscht werden – 14 Tage nach Abschluss des Kopiervorgangs.
5. Geräte einrichten und den alten Dienst kündigen
Ändern Sie die E-Mail-Einstellungen auf Smartphone und Computer auf die Daten des neuen Anbieters. Lassen Sie das alte Hosting noch ein paar Tage aktiv und kündigen Sie es erst, wenn Sie sicher sind, dass dort nichts mehr ankommt.
Checkliste
- Postfächer beim neuen Hoster angelegt, Passwörter griffbereit
- Hauptkopie vor der DNS-Änderung abgeschlossen
- MX-Einträge auf den neuen Anbieter umgestellt
- Abschließender Abgleich nach der DNS-Umstellung gestartet
- Smartphones und Computer auf den neuen Server eingestellt